Travailler chez soi efficacement : comment s’organiser pendant le confinement ?

6 Avr 2020 | Nourrir son esprit | 1 commentaire

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Travailler chez soi efficacement : comment s’organiser pendant le confinement ?

 

CDI : confinement à durée indéterminée.

À l’heure où j’écris ces lignes, nous sommes déjà depuis 3 semaines en confinement, et partis pour 4 semaines supplémentaires, a minima.

La reprise scolaire est décalée, si elle a bien lieu, les événements sportifs courses, trails et triathlons si chers à mon cœur sont annulés jusqu’à fin juin. Les seuls avions qui passent au-dessus de ma maison sont les avions militaires et hélicos des services d’urgence.

 Quel étrange moment.

Restez chez vous, mais travaillez quand même.

Pour les salariés, il s’agit déjà que leur entreprise mette en place les moyens techniques pour télétravailler, quand cela est possible. Mais pour tous, salariés ou indépendants, la problématique est la même : comment travailler efficacement chez soi et  s’organiser pendant cette période ?

Cet article participe à l’événement “Coronavirus : Comment travailler de chez soi efficacement pendant le confinement ?” du blog Blogueur Pro. J’apprécie beaucoup ce blog, et en fait mon article préféré est celui-ci.

 

Établir sa routine

 

Bien sûr, je vais vous parler de vous organiser au quotidien pour être efficace dans votre travail et gagner en productivité, mais une organisation professionnelle ne définit pas sans voir plus large : une super-logistique familiale !

 

La logistique familiale

Cette situation exceptionnelle nous oblige à adapter notre quotidien, à revoir complètement notre emploi du temps. Même lorsqu’on est habitué à travailler de chez soi, notre rythme ordinaire ne peut être préservé.

Si comme moi vous avez des enfants eux aussi confinés, vous êtes bien obligés de vous adapter à leur nouvel emploi du temps. Selon leur âge et leur degré d’autonomie, ils ont peut-être besoin d’aide pour leur propre travail scolaire dans la journée. Peut-être ont-ils besoin également de l’ordinateur que vous utilisez généralement ?  Il est donc nécessaire d‘aménager un emploi du temps, non seulement pour vous, mais finalement pour toute la famille !

Car il faut aussi la nourrir cette famille, faute de cantine ouverte ! Prévoir donc la nourriture en quantité suffisante, et le temps de préparation des repas.

Cette conjoncture est aussi l’occasion de mettre en place de bonnes et nouvelles pratiques à l’intérieur du foyer : prendre le temps de préparer des repas de qualité, faire participer chacun aux tâches ménagères, mettre la table et la débarrasser, faire le ménage, les lessives, s’occuper du jardin, du rangement du bricolage. Tous les membres de la famille voient leur quotidien changer et chacun doit adapter son comportement

travailler de chez soi avec des enfants

 

Définir ses habitudes de travail chez soi

Une fois précisées les nouvelles habitudes familiales, à vous de vous organiser pour prévoir vos plages de travail.

De quoi avez-vous besoin ?

 

De concentration

Il y a des sujets de travail qui nécessitent une attention particulière. Rien ne m’insupporte plus que d’entendre les voix des dessins animés quand je dois rédiger un article ou un sujet important. S’isoler est important à ces moments-là. Si vous n’avez pas de pièce où vous pouvez vous isoler, vous trouverez cela difficile quand on est dans un petit espace ou peu de pièces. Quelques propositions :

  • planifiez ces moments-là en dehors des heures de réveil de la famille, tôt le matin ou le soir après manger,
  • fixez ces créneaux de travail en même temps que les créneaux de travail des enfants,
  • équipez-vous d’oreillettes qui vous isolent du bruit (les BOSE sont extras pour ça).

 

De longues périodes sans sollicitation

Vous avez des réunions, par téléphone ou vidéoconférence : essayez de les caler à l’heure où les enfants feront leur propre travail maison, ou seront en train de suivre leur classe virtuelle également. Pour ma part, je garde l’ordinateur et je leur donne la tablette pour suivre leur classe. Si vous pouvez, calez ces réunions après le déjeuner, cela vous oblige à reprendre le travail et à ne pas traîner à table.

 

D’un bon environnement :

    • au calme, c’est mieux, mais tout le monde n’a pas forcément le choix,
    • Choisissez un lieu éclairé naturellement. Une table de travail au bon niveau, votre écran surélevé (sur une boîte à chaussures, c’est top), un clavier déporté de façon à avoir les bras et les coudes posés sur la table.
    • Variez vos lieux de travail : comme nous avons peu l’occasion de sortir, il est nécessaire de faire bouger ses jambes et de changer de lieu de travail. Même si j’ai un bureau, j’adore me mettre le matin dans la cuisine, car c’est là qu’est le soleil (en fermant la porte, pour ne pas entendre les dessins animés des enfants). L’après-midi, si le temps le permet, je travaille sur la terrasse dans le jardin. En fonction du travail que j’a à faire, qui nécessite moins de concentration, je partage aussi la salle à manger et le salon avec le reste de la famille, sur le canapé, avec l’ordinateur sur les genoux. Une position moins bonne au niveau ergonomique, mais ça donne une formidable sensation de détente ! Et puis en fin d’après-midi, je me remets dans mon bureau pour profiter du soleil de fin de journée.

varier des lieux de travail canapé jardin

 

    • De rythme : travailler sans interruption n’est pas plus efficace que travailler 2 heures par jour. Vous devez déterminer votre rythme de travail, des créneaux avec le type de travail que vous allez fournir, lors de moments précis pour avancer efficacement. Par exemple, nous sommes beaucoup plus concentrés le matin que l’après-midi. Je cale donc le matin les activités qui me demandent le plus de concentration, comme la rédaction d’articles, la recherche de titres, le suivi de formations. Je garde pour l’après-midi la participation aux réunions, le travail administratif et la lecture. Le plus important est de varier vos séquences de travail pour ne pas vous lasser. J’aime beaucoup la méthode pomodoro, qui consiste à travailler sur des périodes de 25 minutes, s’arrêter 5 minutes. Vous pouvez augmenter votre temps selon votre propre cadence, mais n’allez pas au-delà de 2 heures en continu, ce serait contre-productif !

 

    • recréation adulte qui joue à la marelleDe bouger : au-delà de varier vos postes de travail, il est nécessaire de s’aérer l’esprit et le corps. Entre vos séquences de travail, bougez, sortez, allez prendre l’air, promener le chien, faire du sport. Calez-vous ces moments de récréation dans votre emploi du temps, justement : une fois votre séquence de travail terminée, offre-vous la pause d’une promenade comme une récompense. J’ai eu l’habitude de caler ma séquence de sport le matin, et comme j’aime aussi bosser beaucoup de choses le matin, je préfère continuer à me lever tôt de façon à avoir de grandes matinées. Je suis moins productive l’après-midi, mais j’en profite pour réaliser des activités qui nécessitent moins de concentration.

 

 

Travailler de chez soi est ouvert à tous

 

Si vous êtes salarié, vous avez peut-être déjà intégré le télétravail depuis quelque temps ; pour d’autres, c’est une nouvelle expérience. Les outils changent finalement peu, l’obstacle principal est l’organisation de travail. Vous serez peut-être nombreux à vous dire que, définitivement, votre boulot est le même qu’il soit effectué à la maison ou dans votre boîte.

Pour ceux qui sont habitués à travailler de manière indépendante, ceux dont les métiers nécessitent une autonomie indéniable, les free-lances, les consultants, les métiers de l’assistance, les chefs de projets, les indépendants… tous ceux-là sont déjà mis en place des habitudes, une autodiscipline déjà acquise. Mais au regard de cette période une peu spéciale, on peut facilement se laisser happer par les tâches quotidiennes, répondre au plus pressé.

Il est important dans ces moments-là de se recentrer, de se fixer des objectifs journaliers et hebdomadaires. 

 

Vivre sans les autres…

 

D’autant plus que vous avez plus de temps : moins de temps de déplacement matin et soir, mais également moins de déplacements le midi, moins d’interactions sociales autour de la machine à café.

Comment allez-vous utiliser tout ce temps ?

Deux façons de voir les choses : j’ai tout mon temps pour faire ce que j’ai à faire tranquillement ou je fais tout ce que j’ai à faire en moins de temps et j’ai finalement plus temps pour faire autre chose.

Travailler de chez soi rend finalement plus efficace, non seulement professionnellement, mais également personnellement. Et si nous utilisions ce temps pour nous ? Je veux dire prendre soin de soi et également s’améliorer.

Prendre enfin le temps qu’on pense n’avoir jamais eu pour mettre en place ce qui nous tient à cœur : prendre un vrai petit déjeuner avec ses enfants, prendre le temps de lire en pleine journée, le temps de faire une activité physique chaque jour, de commencer à écrire ce livre qu’on souhaite écrire depuis longtemps, apprendre une langue étrangère, la guitare ou suivre une formation en ligne…

Prendre le temps de rêver et pourquoi pas de trouver notre projet de vie ? Ce serait un peu comme recommencer le début d’année et de se fixer de nouvelles résolutions… Je vous invite à lire cet article sur les résolutions de 2020 pour vous aider à fixer des objectifs tenables..

 

… mais en conservant des relations sociales

 

Nous avons tous compris qu’il était nécessaire d‘éviter de sortir pour ne pas laisser l’épidémie se propager.

Le plus difficile dans le confinement est d’être physiquement coupé des autres, de nos proches, notre famille, nos amis,  nos collègues, nos relations professionnelles.

Il y a peut-être des personnes comme moi à qui la solitude pèse moins : depuis toute petite, j’ai été habituée à m’occuper toute seule, je ne m’ennuie jamais. Pour autant, j’ai besoin de rencontrer, d’échanger, car le partage avec les autres est ce qui rend la vie si intéressante, si exaltante. Et parler tout seul est assez mal vu dans notre société…

Les personnes extraverties ressentent encore plus mal ce sentiment d’isolement. Garder un lien avec notre entourage est essentiel ! Heureusement, nous sommes dans une ère où la technologie est bien intégrée dans nos foyers : téléphone, Messenger, whats’app, snapchat, facetime, zoom, teams … tout ce qui nous permet de voir et entendre nos proches et moins proches nous fait du bien, en attendant de pouvoir leur faire des câlins.

Usez et abusez des rendez-vous vidéo, ils nous rapprochent et nous font nous sentir vivants !

travaillez chez soi avec la vidéoconférence

 

Travailler chez soi : une nouvelle vie ?

 

Des avantages à travailler chez soi

 

Mais quel gain de temps ! Pas besoin de se déplacer pour être déjà au travail… et je ne parle pas que du temps de transport, mais de tout ce temps à démarrer la voiture, chercher une place, le stress de la circulation ou du retard quand les transports en commun dérapent, s’habiller pour sortir et faire l’inverse en arrivant, saluer ses collègues,  s’installer à son poste de travail…  En fait, quand on travaille chez soi, il n’y a qu’un pas à faire pour être au travail. On peut même rogner sur le temps de préparation, et rester en tenue de sport toute la journée !

Niveau budget, on s’y retrouve aussi : pas besoin de faire le plein d’essence ou de payer ses trajets domicile/travail, les chaussures et manteaux s’usent beaucoup moins vite. Les repas sont pris à la maison : au revoir le budget resto, et même la cantine ! Et mesdames, il faut l’admettre, quelles économies sur le maquillage ! Confinement oblige, pas de coiffeur ni d’esthéticienne, notre corps va finalement nous dire merci de lui offrir ce moment de répit et de récupération. Comblé de petits plats et de masques du visage faits maison !

Enfin, quelle productivité ! Une fois gagné le temps de transport, coiffeur, esthéticienne, restos, le confinement nous oblige aussi à nous passer de nos apéros et repas entre amis, anniversaire et famille, manifestations sportives… Encore beaucoup de temps d’un seul coup libéré. Tout ce surplus de temps, qui peut nous servir aussi à rattraper ce que nous n’avions jamais le temps : cette prise à réparer, ce gros rangement à faire depuis des années, ce temps plein de vide qui nous sert à nous ressourcer…

 

Et si nous conservions ces bonnes habitudes ?

 

Retenus à la maison, on a le temps d’établir une nouvelle routine de travail, mais aussi personnelle.

Les employeurs se rendent compte que travailler chez soi est possible : nombre d’employeurs, auparavant hostiles au télétravail, n’ont pas eu le choix et ont été forcés à trouver des solutions matérielles et physiques pour que leurs salariés puissent travailler à distance. Ce qui était impossible ou inenvisageable avant a finalement été rendu possible, les moyens ont été mis en place, des solutions ont été trouvées, de nouveaux process testés.

Les salariés quant à eux travaillent, ils sont productifs. Ils voient de nouvelles façons de travailler de chez eux et aussi une nouvelle façon de travailler pour eux.

Pour tous, les journées semblent plus longues et permettent de pouvoir faire plus de choses qu’avant, de nouvelles routines de vie s’instaurent. Les personnes ont plus de temps pour elles. Intégrer la lecture, le sport, une nourriture de qualité, des moments en famille dans son quotidien, sans rogner sur sa vie professionnelle, et même en améliorant ses méthodes de travail : le bien-être de la personne rejaillit sur tous les aspects de sa vie.

 

Et si ce rythme pouvait être préservé après la fin du confinement ?

Peut-être cette période servira-t-elle à propager autre chose qu’un virus : propager le travail chez soi !

 

Ma maison est mon lieu de travail et je travaille partout.
– Alfred Nobel –

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  1. Marlène

    Quel bel article! La conclusion géniale.

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  1. Marlène

    Quel bel article! La conclusion géniale.

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